Навіть досить досвідчені співробітники організації, що працюють у відділі кадрів, не застраховані від можливих помилок. Некоректно внесення запису в трудову книжку кадровиками нинішньої або попередньої роботи необхідно виправити. Трапляються ситуації, коли зміни виконуються як доповнення до попередніх правильним записів. Неточності треба виправити до того, як пенсійний фонд відмовиться визнати ваш стаж.
Ви виявили помилку чи неточність в записах книжки, тоді як працівник відділу кадрів зобов'язані її виправити, згідно з пунктами 24 і 28 "Правил ведення і зберігання трудових книжок". Внесення виправлень проводиться на підставі документа, отриманого з організації, співробітник якої припустився помилки. Це може бути, наприклад: наказ про зарахування на роботу, звільнення або переведення, виписка з офіційного документа, що згадує ці накази. Зверніть особливу увагу на таке положення: всі зміни та виправлення виконуються відповідно до деякими правилами, в книжці записи не можна закреслювати і замазувати коректором, зміни оформлюються наступним порядком:- Пункт 1 - поставте порядковий номер.
- Пункт 2 - внесіть дату запису.
- Пункт 3 - пишіть наступне: "Запис номер (вкажіть номер помилкового запису) є недійсною". Далі виконайте запис без помилок.
- Пункт 4 - знову вкажіть номер наказу з помилковим записом. Якщо запис в книжці вірна, а вказані помилкові реквізити наказу, то продублюйте запис наказу без зміни, а в 4 пункті напишіть правильні дані. Якщо допущена помилка в номері наказу, потім виправлена, то вкажіть тут номер і дату наказу про скасування запису.
- Закреслюйте раніше записані дані однією рисою.
- Запишіть тут же нові дані.
- Вкажіть відповідні документи, що підтверджують необхідність зміни даних, на зворотному боці титульної сторінки. Запис завіряється печаткою та підписом уповноваженої особи. Іноді додається приблизно таке повідомлення: «виправленому Чернишов на Чернишов вірити».
Пам'ятайте, щоб уникнути різних непорозумінь через помилки в записах книжки працівник відділу кадрів повинен ретельно перевіряти кожну виконану запис при прийомі працівника або звільнення. Незважаючи на те, що кожен співробітник організації у разі звільнення його з роботи при одержанні трудової книжки ставить підпис із зазначенням дати під записом про його згоду з коректністю виконаних в ній записів, вся відповідальність за заповнення книжки лежить на вас як на працівнику кадрової служби.