Як оформити вкладиш до трудової книжки

При відсутності вільних граф в одному з розділів трудової книжки кадровим співробітником повинен бути оформлений вкладиш до неї. При цьому важливо дотримуватися ряду вимог, затверджених діючими правилами.

Затверджена Трудовим кодексом форма вкладиша вшивається в книжку. Незакріплений вкладиш визнається недійсним. Не допускається приклеювання документа або скріплення його скобами степлера.

У зв'язку з тим, що в новий бланк вкладиша можна вносити виправлення помилково вписаних даних, ми рекомендуємо спочатку заповнити потрібні графи документа, а вже потім приступати до процедури його вшивання. В іншому випадку при помилковому оформленні вже пришитого вкладиша вам доведеться зробити певний перелік кроків:

• витягти вкладиш;
• залишити запис про недійсність штампа;
• скласти акт про псування вкладиша;
• зафіксувати відповідну зміну в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них;
• знищити негідний бланк;
• отримати новий документ і заново почати процедуру оформлення.

Заповніть перший лист вкладиша, грунтуючись на паспортних даних, свідоцтві / дипломі про освіту. Всі зміни особистих даних записуйте в трудову і вкладиш одночасно.

Діючі правила не дають чітких вказівок, куди і чим вшивати вкладиш. Найчастіше він поміщається між останньою сторінкою трудової книжки та її обкладинкою. Відкрийте бланк посередині і пришити його спеціальною машинкою або голкою. Фіксуйте вкладиш так, щоб мінімізувати ймовірність втрати документа.

Поставте на титульному аркуші вкладиша печатка організації або свого підрозділу. При відсутності печатки з вини колишнього роботодавця співробітника надішліть власника трудової в кадровий відділ минулого місця роботи для усунення допущеної помилки.

Вгорі титульної сторінки, не перекриваючи інших записів, проставте штамп «Виданий вкладиш», впишіть його серію і номер. Пронумеруйте сторінки вкладиша, продовжуючи нумерацію трудової книжки.

Прикріплення кожного нового вкладиша обов'язково має супроводжуватися проставленням штампа. Незшитий або неправильно оформлений бланк загрожує роботодавцю штрафом за халатність.