Як написати діловий лист

Практично будь-яка фірма, компанія, організація стикається рано чи пізно з необхідністю написати діловий лист. Якщо ця місія доручена вам, то наступна інформація, викладена нижче, може виявитися корисною для вас.

Щоб правильно написати діловий лист, потрібно для початку визначити, до якої групи його слід віднести. Звернемося до класичної класифікації. Ділові листи розрізняють за тематикою, функціональним призначенням, за кількістю одержувачів, композиції, структурою та формою відправлення.

У списку ділових листів, виділених за тематичним ознакою, значаться комерційні та некомерційні ділові листи. До перших відносяться оферта, лист-запит, рекламація, до других - подячний, гарантійне, інформаційний лист, а також лист нагадування, підтвердження, привітання, запрошення, прохання, співчуття та супровідний лист.

Згідно з функціональним ознакою можна згрупувати листи на потребують відповіді і не потребують відповіді. Якщо розглядати з боку одержувача, бувають звичайні листи, циркулярні й колективні. Звичайні адресовані одній людині, циркулярні - ряду установ, а колективні відправляються від кількох людей за певною адресою. Що стосується композиційного ознаки, тут слід виділити одноаспектному листи і багатоаспектні. У перших розглядається одне питання, по друге, відповідно, кілька запитань. У відповідності зі структурою ділові листи можуть бути регламентовані (складені за встановленою формою) і нерегламентовані (складені у вільній формі). У відповідності зі способом відправлення бувають конвертові, електронні та факсові листи.

Оскільки варіантів і цілей написання ділових листів безліч, розглянемо найпоширеніші способи, як написати діловий лист. Почнемо з оферти. Вона являє собою пропозицію про співпрацю з описом умов угоди і має наступну структуру:

• шапка, в якій вказується посада, прізвище, ім'я та по батькові одержувача, найменування організації;
• номер та дата реєстрації листа;
• заголовок;
• текст;
• підпис відправника.

У тексті оферти викладається пропозицію про співпрацю і його умови.

Бланк листа-оферти на нашому сайті.

Зразок заповненого листа-оферти у нас.

Лист-запит аналогічно за змістом оферті, але в ньому не вказуються умови угоди. Оформляється воно на фірмовому бланку. У тексті повинні бути зазначені мета листа, питання або прохання, висловлене сподівання на співпрацю, вдячність за майбутній відповідь.

Щоб написати рекламацію, потрібно мати для цього привід, оскільки вона є претензією до ділових партнерів за невиконання або неналежне виконання умов договору. Такий лист відправляється в разі, якщо якість товару не відповідає заявленому в договорі, технічним умовам або не дотягує до ГОСТу. Структура в цілому стандартна, в тексті повинні бути позначені документи (із зазначенням фрагментів), на підставі яких відправник пред'являє претензію другій стороні. Також зазначаються найменування та кількість товару, які саме умови були порушені, докази і вимоги відправника. Разом з листом необхідно відправити документи, що доводять правомірність заяв відправника листа.

Бланк листа-рекламації качайте тут.

Зразок заповненого листа-рекламації у нас.

Подячний і гарантійний лист мають стандартну структуру. Гарантійний лист можна складати використовуючи наступні фрази: "справжнім листом гарантуємо", "своєчасну і повну оплату гарантуємо" і т. Д. Мова такого документа виключно діловий. Подячний лист зазвичай пишеться в більш теплою манері, ніж інші ділові листи і містить формулювання по типу "Висловлюємо Вам нашу щиру подяку ...". Зі зразками написання таких листів можна ознайомитися нижче.

У листі-нагадуванні вказуються посилання на пункти договору, прохання про виконання умов контракту, заходи, які будуть вжиті при невиконанні зобов'язань. Такий лист може бути нагадуванням про оплату, обов'язок і т. Д.

Лист-підтвердження відповідає за змістом своїй назві. Воно може включати формулювання по типу: «повідомляємо Вам, що ми отримали», «підтверджуємо отримання», «з вдячністю підтверджуємо» і т. Д.

Лист-привітання складається в довільній формі на офіційному бланку фірми або просто на гарному папері, листівці. У написанні змісту застосовується творчий індивідуальний підхід.

Написати листа-запрошення може бути необхідно тоді, коли планується якийсь захід. У такому листі слід вказати інформацію про дату і місце проведення події. Відправляти його одержувачу слід за кілька тижнів до проведення торжества, щоб адресат встиг підготуватися.

Листи-прохання ідентична листом-запитом, містить в собі прохання про отримання документів, товарів, послуг, рекомендацій і т. Д. Такий лист вимагає відповіді.

Щоб написати діловий лист, потрібно чітко розуміти мету, яку воно переслідує, вибрати вид письма, відповідно до виду продумати структуру та зміст.