Як написати гарантійний лист про оплату

Переконати партнера, що оплата надійде вчасно після поставки продукції, виконання робіт або надання послуг, допоможе гарантійний лист про оплату. Воно є різновидом ділового листування між організаціями та підтверджує наміри оплати в майбутньому, після попереднього виконання зобов'язань партнером по угоді. Гарантійний лист є підставою для внесення в договір такої умови оплати, як відстрочка платежу. Складанням даного документа можуть закінчуватися переддоговірні переговори.

Перш ніж написати гарантійний лист про оплату, ознайомтеся з правилами його складання. У великих організаціях є спеціальні інструкції з діловодства, які містять обов'язкові вимоги до оформлення ділової переписки. Існують програми, які полегшують діловодство в організації та пропонують систему управління документообігом з розробленими формами документів. Якщо у вас невелика компанія і немає локальної інструкції з діловодства, рекомендується застосовувати загальні правила ГОСТ Р 6.30-2003 « Вимоги до оформлення документів ».

Візьміть фірмовий бланк організації або поставте кутовий штамп з реквізитами вашого підприємства на аркуші паперу зліва. Справа вгорі напишіть адресат, кому ви відправляєте лист. Якщо ви не знаєте, хто конкретно займається фінансовими питаннями в організації, ваш лист буде адресовано компанії в цілому. Її найменування пишіть в називному відмінку. Якщо вказуєте посада та ПІБ одержувача, то в давальному відмінку. Найменування організації входить в посаду. Потім слідують ініціали та прізвище. Якщо повністю, то в такій послідовності: прізвище - ім'я - по батькові. Звернення «пану» (скорочено «пану») є необов'язковим, але підкреслить шанобливе ставлення. Зліва вказуєте вихідний номер і дату документа, під ними порожній реквізит для вхідного номера та дати отримання. Нижче по центру за старою звичкою багато хто вказує назву документа - гарантійний лист про оплату. За сучасними правилами назва не вказується. Далі стримано і об'єктивно викладіть суть листа. Наприкінці підпис керівника та головного бухгалтера, печатка організації.

Бланк гарантійного листа про оплату дивіться на нашому сайті.

У тексті листа вкажіть суму і терміни оплати, предмет договору (який товар, робота чи послуга), банківські реквізити та юридичні адреси сторін угоди. В кінці тексту використовуйте фразу «оплату гарантуємо».

Використовуйте офіційний стиль викладу, прості конкретні пропозиції. Не вживайте причетні і дієприслівникові обороти. Уникайте розпливчастості фраз і довгих міркування. Інакше ваш адресат не зрозуміє суть вашого прохання або засумнівається у ваших гарантії. Доброзичливість і щирість допоможуть налаштувати партнера на прийняття ствердної рішення на вашу користь. Жаргон, архаїзми (застарілі, невживані слова) і двозначні слова не для ділового листування. Пишіть грамотно і без помилок.

Заповнена гарантійний лист про оплату у нас.

Зазвичай прийняття важливих рішень вимагає швидкої доставки інформації. Поштою листи йдуть довго. Тому лист спочатку відправляють факсом. Одержувач використовує факсовую копію, поки не прийде оригінал документа поштою. Поширений обмін листами допомогою інтернету. Оригінал документа з печатками та підписами сканують і відправляють через е-mail.

Правильно складене гарантійний лист про оплату та сумлінне виконання взятих зобов'язань створить хорошу репутацію вашої компанії і буде запорукою вигідного довгострокового співробітництва з діловими партнерами.