Як написати лист в організацію

З'явилися нагальні питання до організації, які слід зафіксувати? У цьому випадку незамінним є написання письмового звернення. Однак не все так просто, як здається. Оформлення грамотного ділового листа - ціла наука. І кожному не завадить повчитися або ж згадати основні навички його складання.

 Для початку визначимося з тим, яким способом вам зручно написати лист або запит в організацію. Найчастіше використовуються онлайн-повідомлення за допомогою інтернет-ресурсів. Якщо ви пишіть лист цим способом, то вам не обійтися без:

• Комп'ютера (ноутбука);
• Текстового редактора;
• Електронної пошти.

Якщо ви використовуєте ручний спосіб написання, то вам знадобиться також принтер для роздруківки.

 Перший етап написання листа - це "шапка". Вгорі сторінки повинні бути обов'язково присутніми:

1. Назва організації, куди ви звертаєтеся;
2. ПІБ директора організації або відповідальної особи;
3. Адреса установи;
4. Дата звернення;
5. Місто складання звернення.

До бажаним пунктам «шапки» можна віднести ще й координати підприємства - факс, телефон, адресу електронної пошти, ОКПО, ОГРН, ІПН / КПІ. Залежить від теми обігу та самої організації.

 Потім потрібно представитися. Співробітники установи повинні розуміти, від кого лист, і мати зворотний зв'язок з вами. Тому важливо вказати не просто ПІБ, але й адресу електронної пошти, мобільний телефон, домашню адресу (для кореспонденції поштою). Якщо ж ви представляєте інтереси якої-небудь компанії, потрібно використовувати фірмовий бланк з її координатами. При відправці листа по електронній пошті обов'язково використовуйте блок «Тема» для того, щоб співробітники могли впорядкувати свою документацію.

 Підготуйте тіло самого документа - заголовок і змістовну частину. Тут важливим моментом є те, з якою метою ви звертаєтесь до організації. Виділяють такі види звернень:

• Рекламні листи;
• Рекомендаційні листи;
• Інформаційні листи;
• Супровідні листи;
• Листи подяки;
• Вітальні листи;
• Інструктивні листи;
• Листи-запити;
• Листи-прохання;
• Листи-відповіді;
• Листи-повідомлення;
• Листи-запрошення.

Залежно від того, який тип звернення ви використовуєте, сформулюйте коректно змістовну частину. Наприклад, якщо ви складаєте позитивний відгук в організацію, слід докладно описати причину свого звернення, що саме вам сподобалося і так далі.

Скачайте у нас на порталі:

• Зразок супровідного листа до податкової;
• Заповнений зразок супровідного листа до податкової;
• Зразок листа-претензії про заміну товару;
• Заповнений зразок листа-претензії про заміну товару.

 Важливий елемент написання листа в організацію - «не лити воду» і писати по суті. Викладайте свої думки таким чином, щоб ваш лист зацікавило співробітників компанії. Для цього згідно з правилами ділового етикету використовуйте спеціальні «слова-інтрігант». Проте з цим не варто перестаратися, адже йдеться про документ, а не про особистому листуванні. Описуйте ситуацію лаконічно, але щоб вона була читається. Якщо розмова йде про дотримання законодавства - обов'язково робіть посилання на закони РФ. При описі конфліктної ситуації вітається пропозиція низки заходів для ескалації інциденту.

 При зверненні до державної установи керуйтеся законом РФ «Про порядок розгляду звернень громадян». Тут вказані права і обов'язки фізичних осіб при їх зверненнях і строки розгляду. Законом також прописаний порядок колективних звернень у державні установи та органи місцевого самоврядування.

 Заключний етап будь-якого ділового листа - дата і підпис. На перший погляд несуттєва, але дуже важлива деталь. Підпис бажано ставити від руки на роздрукованому документі. Якщо ж ви представляєте інтереси компанії, використовуйте її герб або друк факсиміле.

Грамотне складання листа в потрібну організацію - запорука успіху вашого звернення. Вивчіть уважно всі описані вище пункти і сміливо приступайте до роботи. Не забувайте, що лист не повинен містити орфографічних, пунктуаційних і стилістичних помилок.