Як завірити копію документа. Запевняємо копію документа за правилами

Будь-яка організація має потребу і повне право видавати копії документів. Обов'язкові до запевненням копії, які надаються працівникам підприємства, податкової інспекції, позабюджетних фондів, для участі фірми в конкурсах або аукціонах та інших випадках. У зв'язку з цим керівник повинен знати, як правильно завірити копію документа.

Коли мова йде про нотаріальне посвідчення, ми просто звертаємося до нотаріуса, і він сам проводить всю процедуру. Зазвичай потреба саме нотаріального підтвердження прописується в нормативних документах. Якщо останнє не позначено, глава організації запевняє паперу самостійно. Однак деякі фірми у всіх випадках вдаються до допомоги нотаріуса, щоб підвищити свій авторитет і рівень довіри клієнтів. Такий крок виправданий, але вимагає значних фінансових коштів. Якщо в населеному пункті нотаріус відсутній, можна звертатися до начальника адміністрації або уповноваженій особі.

Керівник організації має право завіряти тільки ті документи, які створені в даній організації, або ті, оригінали яких зберігаються тут. Для офіційного копіювання сторонніх документів потрібен спеціальний дозвіл, крім випадків прийняття на роботу і заклади особової справи на підлеглого.

Власне завірення копії проводиться на вільному місці в кінці тексту документа. Рекомендується внести такі записи:

інформація про місце знаходження оригіналу;
напис «Вірно» або «Копія вірна» (обов'язково з великої літери);
назва посади того, хто запевняє, його підпис та прізвище з ініціалами;
дата запевнення;
друк, якщо така передбачена форматом організації.

Якщо документ складається з декількох сторінок, можна завіряти кожну окремо по вище наведеним зразком. Існує й інший шлях:

Сторінки нумеруємо по порядку;
Зшиваємо всі аркуші ниткою або залізної скобою, на місці кріплення розміщуємо паперову наклейку;
На наклейці вказуємо кількість аркушів, ставимо підпис завіряє, його прізвище та ініціали;
При наявності печатки ставимо відтиск таким чином, щоб частина його знаходилася на наклейці.

Завіряючи документ, звертайте увагу на якість оригіналу. Якщо оригінал містить виправлення, приписки або його текст недостатньо ясно читається, таку копію можуть не прийняти, незважаючи на правильне завірення.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!