Як написати лист звернення

Офіційні листи-звернення на сьогоднішній день доводиться направляти для вирішення тих чи інших питань в різні інстанції як громадянам, так і організаціям. Адресовані вони можуть бути всіляким чиновникам, депутатам, керівникам компаній і підрозділів, аж до адміністрації президента. Як правило, носять вони некомерційний характер. Суть звернення може бути різна, але в більшості випадків присутня якась прохання, рідше - питання або пропозицію. Розглянемо деякі нюанси написання таких листів.

Даний вид листів передбачає дотримання всіх правил ділового листування, використовуйте офіційний стиль викладу. Спочатку ще раз обміркуйте зміст тексту, він повинен бути зрозумілим, логічним, чітким, переконливим. Суть викладайте коротко, оптимальний розмір листа - одна сторінка. Ваше головне завдання - привернути увагу адресата до своєї проблеми, змусити його прийняти необхідне вам рішення після прочитання цього послання. Аргументуйте свою позицію, по можливості підкріплюйте фактами, доказами. У тому випадку, якщо ваш лист-звернення є багатоаспектним, дотримуйтесь послідовність викладення питань, прохань і т.д., не змішуйте все до купи. Не зайвим буде підкреслити важливість очікуваного від послання позитивного результату.

Структура і композиція даної форми письма досить стандартні. У лівому верхньому куті (або поряд з вашим підписом) ставте дату складання звернення. У правому ж в повному обсязі вкажіть кому і куди воно адресовано. Сюди, наприклад, входять найменування установи, держоргану, департаменту якогось муніципального освіти, назва організації та її правова форма, структурний підрозділ, а також ПІБ, посаду, чин посадової особи. Якщо пишете фізичній особі, досить прізвища, ініціалів, поштової адреси. Нижче представтесь самі, впишіть свої адреса, телефон, при бажанні - електронну пошту. Якщо ж ви повторно звертаєтеся з того ж питання, під датою складання проставте і номер, дату отриманого листа, наприклад: «На № (цифри) від 13.01.2015 ». Якщо текст ви не набираєте на комп'ютері, а пишете власноруч, робіть це розбірливо.

Далі вам слід звернутися до одержувача (розташування - в центрі листа). Згідно з існуючими нормами етики ділових листів, вибирайте такі форми звертання, як «Пан», «Шановний», «Товариш», з приєднанням прізвища, імені з по батькові, посади, або найменуванням звання, положення. Наприкінці поставте знак оклику або кому. Перший підкреслить значимість викладається прохання чи проблеми. У другому випадку основний текст вашого листа починайте з малої літери. Потім пишіть основний текст. Спочатку вкажіть причини, що спонукали вас до навернення, викладіть суть проблеми, питання, уточніть мету звернення. Намагайтеся не упускати важливих деталей. Дуже значним є наявність посилань на підстави для вашого звернення (законодавчий акт, звід правил, норми, регламент тощо).

Далі сформулюйте саму прохання, побажання. Уникайте вимог. Пам'ятайте, що чим обгрунтованіша вона буде, тим вища ймовірність її виконання. Можете тонко натякнути на вашу зацікавленість у якнайшвидшому вирішенні ситуації, що виникла. Намагайтеся закінчувати звернення закликом (тактовним) до дії. Підкресліть, що з нетерпінням чекаєте відповіді, повідомлення про результати, прийнятих діях і заходах з даного питання. Не слід заздалегідь висловлювати подяку за ще незадоволену прохання, цим ви поставите одержувача в незручне становище. Після цього залишиться лише поставити підпис з її розшифровкою. У випадку, коли заявників декілька, розташовують їх один під одним.

У нас ви можете завантажити:

• Шаблон листа-звернення;
• Зразок листа-звернення;
• Шаблон листа-запиту;
• Зразок листа-запиту.

Пам'ятайте, що грамотно складений лист-звернення є запорукою успішного вирішення існуючої проблеми.