Як правильно оформити наказ

З наказу починається будь-яке управлінське дію. Наказ - якийсь розпорядчий документ, який подібний пострілу зі стартового пістолета. Видається він з метою вирішення управлінських, адміністративних завдань організації або її підрозділу. Наказ є стандартним документом, тому має чітко регламентовану структуру, правила оформлення відповідно до Держстандарту Р 6.30-2003.

Накази можуть стосуватися діяльності організації, взаємин у трудовому колективі, порядку роботи з документацією, накладення стягнень, заохочень. Умовно всі накази можна розділити на дві групи: по діловодних процесів (основні питання діяльності), з особового складу (питання кадрів). В залежності від призначення наказу покладається і відповідальність за його видання на різних виконавців.

Для складання наказу потрібен спеціальний бланк установи встановленої форми. На бланку можуть використовуватися: герб РФ (установа федерального рівня), товарний знак, емблема. Обов'язкові реквізити наказу: організаційно-правова форма організації, її повне найменування, реєстраційний номер - порядковий номер, під яким наказ зареєстровано в журналі реєстрації, дата видання - дата підпису керівником.

Бланк наказу - зразок можна завантажити.

За правилами ділового листування на аркуші бланка залишають поля справа - 10 мм, зверху і знизу по 20 мм. Якщо текст наказу займає кілька аркушів, то їх нумерують. Починається нумерація з другого листа. Номери ставлять по центру верхнього рядка. Найменування документа - «НАКАЗ» пишеться повністю прописними буквами. Тексту наказу передує заголовок, він коротко відповідає на питання «про що наказ?», Пишеться без лапок.

Наступна частина наказу - виклад його заснування. Тут записується преамбула, тобто причина, яка викликала видання наказу, події, йому передували. Найчастіше початок звучить так: «Відповідно ...», «З метою ...», «На виконання ...», «У зв'язку з ...». У цій частині можливе посилання на офіційний документ, що послужив підставою наказу. Приміром, «Відповідно до наказу Міністерства освіти від 5.05.2014 №711« ... назва документа ». Завершується преамбула словом «Наказую:».

Розпорядча частина. У цій частині важлива конкретика - опис запропонованих дій та покладання контролю на виконавця. Якщо в розпорядчої частини описується ряд дій, то їх можна пронумерувати, але це не обов'язково. В якості виконавців можуть фігурувати конкретні люди або підрозділи підприємства. Якщо призначаються терміни виконання, то їх треба вказати. Якщо розпорядження носить регулярний характер - терміни не визначаються. Можна назвати відповідального за виконання розпорядження в останньому пункті. На закінчення ставиться підпис керівника: назва посади, підпис, розшифровка підпису.

У нас можна завантажити:

• Зразок наказу про тимчасове виконання обов'язків директора
• Зразок наказу про зміну наказу про затвердження будь-якого документа
• Зразок наказу про скасування наказу
• Зразок наказу про створення комісії
• Приклад наказу про проведення інвентаризації
• Наказ про розслідування нещасного випадку

У наказі не пишуть слова «Довести до відома ...». Наказ супроводжує лист розсилки, в ньому в довільній формі викладається суть наказу і перераховуються особи, які мають бути з ним ознайомлені. Наказ - це не таємний документ для зберігання в сейфі. Є в діловодстві організації люди, обов'язком яких є подальша робота з наказом після його підписання. Лист розсилки не готується, якщо співробітники не заперечують проти необхідності розписатися без формальностей в тому, що їх з наказом ознайомили.

Лист розсилки - Скачайте тут.

Іноді до наказу оформляються додатки. Роблять це у випадку, коли є великий масив інформації, що супроводжує наказ. Це можуть бути: штатні розклади, схеми, графіки, положення, інструкції. Кожна програма нумерують. Номер додатка записують в правому верхньому куті листа. Наприклад, - «Додаток №2».

Оригінали наказів зберігаються протягом п'яти років. Накази про прийом на роботу та звільнення - 75 років. Якщо організація ліквідується, а термін зберігання документів не минув, то їх передають у міський архів.