Як заповнювати журнал касира операціоніста

Журнал касира-операціоніста (за формою КМ-4) зазвичай заповнюється касиром, головним бухгалтером або адміністратором, згідно з наказом директора. Журнал касира-операціоніста буває двох типів: вертикальний і горизонтальний. Горизонтальний журнал має широкі рядки, в них містяться великі суми, але вертикального вистачає на більше число записів, його доведеться рідше міняти.

Сторінки потрібно нумерувати від руки, починаючи з першої внутрішньої (обкладинку нумерувати не треба). Досить пронумерувати аркуші, а не кожну сторінку окремо. Щоб прошити журнал, слід зробити знизу два отвори і протягнути через них щільну нитку, наклеївши на останній сторінці маленький шматочок паперу. На цьому папері має бути написано "пронумеровано та прошнуровано 50 аркушів", ставиться печатка організації, підпис директора. Заповнюючи титульний аркуш журналу, можна заповнити лише найважливіші графи. Реєстраційний номер (його вказують справа вгорі) вам надасть податковий інспектор під час реєстрації.

Перший лист складається з 10 граф, другий - з 8:

• Графа 1: Дата (зміна). Тут потрібно вказати дату зняття Z-звіту, який касир робить в кінці зміни з метою проведення інкасації та обнулення каси. Якщо за день було кілька змін і знімалося кілька Z-звітів, то можна записати кілька разів однакову дату в різних рядках, поставивши в дужках номер кожної зміни.
• Графа 2: Номер відділу (секції). Її слід заповнювати, якщо є різні відділи в магазині. Тоді тут ставляться номера відділів, за якими за зміну пробивалися суми. Якщо все пробивається на єдиний відділ, дану графу можна і не заповнювати.
• У графі 3: Прізвище, ім'я, по батькові касира зазначаються відповідні дані.
• У графах 4 і 5 записується порядковий номер Z-звіту, який можна взяти безпосередньо на самому звіті. Інформація дублюється, так як форма документа трохи застаріла, а в сучасні касові апарати були внесені деякі зміни.

Обов'язково потрібно заповнити графу 6: Показання лічильниках на початок робочого дня (зміни). У ній слід вказати загальну суму грошей, пробитих на даному касовому апараті за час його експлуатації (накопичувальний підсумок на початок дня). З кожним новим Z-звітом сума збільшуватиметься. Для нового апарату при реєстрації податковий інспектор попросить пробити 1,11 рублів в якості першого накопичення. Для не нового касового апарату дані для графи беруть з:

• графи 9 минулого дня;
• з X-звіту, знятого вранці;
• з різниці між графою 9 (вечірні накопичення) і графою 10 (виручка за день), тоді запис здійснюється в кінці дня.

У графах 7, 8 ставлять підписи касир, адміністратор. Якщо в даній якості виступає одна особа, потрібно поставити дві однакові підписи. У графу 9 вписується необнуляемий підсумок (накопичення) в кінці зміни. По суті, це дані графи 6 разом з виручкою за поточний день, тому дані цієї графи можна відразу перенести до графи 6 наступної зміни. Графа 10 містить інформацію про суму виручки за день (зміну). Вона складається з готівкової виручки (графа 11), безготівковій (графа 13), повернень (графа 15). Всі дані також знаходяться на Z-звіті. У графі 11 фіксується виключно готівкова виручка (без повернень, безготівки).

У графі 12 указується кількість (не сума!) Безготівкових платежів (за дорожніми чеками, банківськими чеками, картками, ін.). Тобто за наявності п'яти операцій за день з банківськими картами в цій графі ставиться «5». Якщо у касового апарату лічильника безготівкових платежів немає, графу можна залишити порожньою. А ось у графі 13 фіксується безпосередньо сума безготівкових платежів за минулий зміну (вона виділяється в Z-звіті, але не на кожному касовому апараті). Якщо ж касовий апарат не підтримує функції пробиття по безналу, можна виділити під безготівкові платежі окремий відділ (секцію) і пробивати по ньому весь безнал. Тоді в дану графу слід внести суму продажів за таким фіктивно створеному відділу.

У графі 14 (Здано всього) пишеться сума готівки, безготівкових платежів за мінусом повернень. А в графу 15 вноситься сума повернень за зміну (її можна взяти з Z-звіту). Проведення повернень через касу не є обязательним- якщо воно не здійснювалося, слід оформити акт КМ-3 («Про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеках») та суму з форми вписати в цю графу. Якщо ж повернень було декілька, їх потрібно підсумовувати і поставити загальною сумою.

У графі 16 після оформлення довідки-звіту касира-операціоніста за формою КМ-6 ставиться підпис касира. Адміністратор, прийнявши від касира готівку, повинен перевірити правильність всіх розрахунків і поставити підпис у графі 17. А в графі 18 в кінці зміни розписується керівник. Якщо касир, керівник та адміністратор - це одна особа, необхідно в графах 16, 17 і 18 три рази поставити однакову підпис.

Якщо протягом дня на касовому апараті суми не пробивалися, звіт знімати не обов'язково. Або ж можна зняти нульовий чек, вечірній Z-звіт і занести інформацію в журнал касира-операціоніста. Журнал слід заповнювати після зняття Z-звіту в кінці робочого дня або вранці (якщо магазин працює цілодобово). Якщо в журналі є виправлення, воно має бути завірене підписом відповідальної особи, яка веде даний журнал, і написом «виправленому вірити».

Купити журнал касира-операціоніста можна в будь-якому канцелярському магазині. Даний журнал прив'язується до касового апарату. Коли він підійде до кінця, слід купити новий, пронумерувати і прошити його, запевнити в податковій інспекції у відділі оперативного контролю.