Як оформити відрядження

Нерідко на фірмах виникають ситуації, коли керівники відправляють своїх працівників у відрядження. Цілі поїздок різні: закупівля сировини, устаткування, рішення проблем зі збутом продукції, виконання завдань директора організації. Правильне оформлення пакету паперів для відрядження - це один з важливих аспектів для господаря підприємства. Всі витрати на поїздку, житло, харчування, виробничі потреби знадобиться врахувати, щоб не було потім проблем з податковою.

У оплачувану відрядження господар виробництва може відіслати тільки ту людину, з яким підписана трудову угоду. Причому, службовець не може зробити відмову від поїздки без підстав. Неприпустимо відрядити вагітних, співробітників молодше 18-ти і мам (без згоди), що мають малюків до 3 років, дітей-інвалідів.

Насамперед керівник на підставі даних, наданих безпосереднім начальником підрозділу, вибере працівника, який відправиться в ділову поїздку. Потім знадобиться скласти службове завдання, тобто заповнити єдиний для всіх бланк T10a. Присвойте завданням порядковий №, завізують його підписами, вкажіть дату складання.

Тут дивіться зразок:

• Службового завдання - Т10а;
• Службове завдання - зразок заповнення.

Наступним кроком буде потрібно видати наказ. Цей документ (форма Т9) пише керівник компанії. Для заповнення достатньо написати інформацію про відряджаються, назва вашої установи, дані про фірму, куди поїде працівник, мета візиту, на скільки днів.

Скачайте у нас на сайті:

• Наказ про направлення співробітника у відрядження;
• Наказ про направлення співробітника у відрядження - заповнений зразок.

Бухгалтерія нараховує аванс на службову поїздку і виписує довідку-розрахунок. Організація оплачує співробітникові всі витрати: вартість дороги, житла, добові. Аванс перераховують або на карту, або видають готівкою. Не варто забувати, що по приїзду працівникові покладено написати звіт про використання грошей і надати чеки, квитки, квитанції. Крім цього, за службовцям залишається середня з / п на час відрядження.

Директору залишається виписати посвідчення про відрядження на спеціальному бланку за формою Т10. Знову-таки розписати всю інформацію про працівника, назва вашої компанії і пункту призначення, мета поїздки, термін подорожі без урахування дороги. Наприкінці заповніть мітки про вибуття, прибуття в потрібне місто, поставите підпис і заповніть всі дати. Якщо відрядження всього на один календарний день, то супровідного посвідчення писати не потрібно.

Тут ви побачите:

• Посвідчення про відрядження;
• Посвідчення про відрядження - заповнений зразок.

Трапляється, що під час робочого візиту в інше місто або країну у співробітника виникають проблеми зі здоров'ям. У такій ситуації фірма оплачує лікарняний, витрати на проживання, за ті дні, коли працівник хворів. По прибуттю зі службової поїздки персона протягом трьох днів зобов'язана надати звіт начальству про виконану роботу і про кошти.

Скачайте:

• Авансовий звіт;
• Авансовий звіт - зразок заповнення.

Кожен працівник, який перебуває у відрядженні у вихідні, святкові дні, має право на подвійну оплату або відгул. Добові роботодавець також оплачує за кожен день, будь то вихідний чи ні.